למרות שאנחנו בעיצומו של החורף, זה בדיוק הזמן להתחיל לתכנן את נופש החברה הבא שלכם עבור הקיץ הקרוב.
נופשי חברה לרוב כוללים המון היבטים שונים שצריך להתייחס אליהם:
- מחזורי נופשים.
- מלונות מגוונים.
- הרכבי חדרים.
- זכאויות אישיות.
- פעילויות לבחירה.
- טיסות והסעות.
אז מאיפה צריך להתחיל?
החלק הכי מסובך, שמצריך לרוב הכי הרבה חשיבה (ותכנות) קשור לכל נושא הלינה. לכן, נתחיל את אפיון הטופס בהחלטה בנוגע לקהל היעד של ההרשמה. כלומר, צריך להחליט האם הרישום מיועד לעובדי החברה בלבד או לעובדי החברה ובני משפחותיהם.
אם מדובר בנופש לעובדי החברה בלבד – יש למפות את סוגי החדרים שכל עובד יכול לבחור לשהות בהם, העלויות והמלאי שלהם. לדוגמא:
- חדרי יחיד – בתוספת תשלום של 700 שקלים, 10 חדרים סך הכל.
- חדרים זוגיים – ללא עלות, 40 חדרים סך הכל.
- חדרי טריפל – ללא עלות, 20 חדרים סך הכל.
בהרשמה שכזו, כל עובד ירשם בנפרד ויכתוב לנו עם מי הוא/היא מתכנן/ת לחלק חדר, ומאחורי הקלעים אנחנו נדאג ל"שלמות" החדרים ולציוותים של העובדים וליצירה של דוח מסודר שניתן להעביר למלון עצמו.
אם מדובר בנופש לעובדי החברה ובני משפחותיהם קיימות שתי אפשרויות לרישום:
הראשונה נוגעת במקרים בהם בהם כל עובד יכול להירשם לנופש לפי הזכאות המשפחתית שלו, שנתונה לנו מראש. במקרה הזה נצטרך לקבל קובץ נתונים מעודכן של הזכאות המשפחתית המדויקת של כל עובד:
- מספר מבוגרים (לרוב מדובר בילדים מגיל 12 ומעלה, תלוי בהסכמים מול כל מלון).
- מספר ילדים (בדרך כלל גילאי 2-12).
- מספר תינוקות (בדרך כלל גילאי 0-2).
בהתאמה לקובץ שתשלחו לנו, כאשר כל עובד ייכנס לטופס הרישום הוא יוכל לבחור הרכבי חדרים שמתאימים לזכאות שלו בלבד.
אפשרות הרישום השנייה מאפשרת לעובד/ת לבחור כל הרכב חדר שזמין במערכת. כלומר, במהלך הרישום העובדים ייכנסו לטופס, ייראו את כל האפשרויות הזמינות (בתלות במלאים של החדרים) ויבחרו עצמאית את האפשרות שהם מעוניינים בה, בלי להתחשב בזכאויות אישיות.
בשני המקרים חשוב לדאוג לקובץ מסודר של הרכבי החדרים והעלויות שלהם מראש. לדוגמא:
- יחיד בחדר – 700 שקלים.
- זוג בחדר – 500 שקלים.
- זוג + תינוק בחדר – 550 שקלים.
- זוג + תינוק + ילד בחדר – 600 שקלים.
- זוג + שני ילדים בשני חדרים – 650 שקלים.
- וכך הלאה…
כאן גם צריך לזכור להתייחס לחלוקת המלאי הפנימית של החדרים, כמו חדרי יחיד, חדרי משפחה, חדרים עם דלת מקשרת וכדומה.
ומה בנוגע לשאר הטופס?
כמו שכבר אמרנו, לרוב החלק הכי מסובך בבניית הטופס הוא הלינה. את יתר חלקי הטופס, למשל אלו שקשורים לפעילויות לבחירה, הרבה יותר קל לארגן ולבנות, ואנחנו נדריך אתכם אישית איך לבצע זאת.
