מקרה בוחן מפי אלי עמר, מנכ"ל חברת ProMarketing Wizard

אחרי שלושה כנסים וירטואליים שעשינו לקבוצת DVN (Driving Vision News) קיבלנו אתגר להרים את הכנס השנתי שלהם בשנחאי, סין. חברת DVN מנהלת את קהילת החדשנות ברכבים במספר תחומים ממוקדים: תאורה ואיתות לרכבים, LIDAR (טכנולוגיית דימות של השטח לנהיגה אוטונומית) ועיצוב ממשקים לחלל הרכב. בקהילה חברות כל יצרניות כלי התחבורה הגדולות באירופה, ארה"ב, יפן, קוריאה וסין.

הכנס המדובר הוא ספינת הדגל של DVN בתחום תאורת רכבים, תחום שעובר מהפכה עם הכניסה של טכנולוגיות לד חדשות, ניהול חסכוני בכלי רכב חשמליים והתאמה לעולם החדשני של חיישנים ומצלמות הדרך.

האירוע נשמע די פשוט בתחילה, עד שהתחלנו לצלול לפרטים הטכניים והתפעוליים. האתגר, כפי שהציג לנו אותו סלמון ברנר, מנהל הארגון, הוא הקמה של כנס מקצועי דו יומי במלון שרתון בשנחאי ולהעביר את השידור על המערכת הווירטואלית של Expo Wizard.

בכנס היו צפויים להשתתף כ-300 משתתפים מקומיים וכתריסר חברות המובילות בתחום, שלהן נוכחות קבועה בסין. למר ברנר, שחוגג 80, ניסיון ניהולי רב, והכי חשוב היה לו להציג את התוכנית ברמת על ברמה האסטרטגית, ואת החלק הטכנולוגי הוא השאיר לנו לתכנן ולהביא לאישור.

האתגרים המרכזיים

מספר אתגרים עמדו בפנינו, כאשר היו לנו בדיוק שלושה שבועות לתכנן את האירוע, לבדוק התכנות טכנולוגית ולבסוף לקבל החלטה האם יוצאים לדרך.

אתגר ראשון – הכל נוהל מרחוק

ההגעה לסין לא הייתה אפשרית, והיינו צריכים למצוא צוות סיני מקצועי ביותר, שיוכל לנהל אירוע מורכב בשטח תוך שידורו במקביל למערכת Expo שלנו.

אתגר שני – ניהול אירוע בשתי שפות

האירוע נוהל בשתי שפות במקביל: אנגלית וסינית, כאשר התכנים בסינית תורגמו לאנגלית, ולהיפך, בעזרת צוות מתורגמנים בשטח, מה שהצריך לנהל שני שידורים בעת ובעונה אחת: אחד בכל שפה.

אתגר שלישי – הגבלות תנועה בתוך סין

בשל הגבלות תנועה בסין, היינו צריכים לתת לסינים הגרים בפרובינציות מרוחקות לצפות בשידורים מרחוק, אולם פלטפורמות מערביות כמו וימאו או יוטוב חסומים בסין. למשתתפים אלו היינו צריכים למצוא ערוצי שידור מתאימים להפצה בסין דרך הפלטפורמה שלנו.

אתגר רביעי – תיאום דוברים מרחוק

הדוברים בשידורים היו בעיקר מאירופה, והיינו צריכים לוודא את היכולת שלהם לעלות לשידור בלייב באיכות שידור גבוהה, כך שבהצגתם על מסכי הענק במלון איכות הוידאו תהיה מיטבית.

אתגר חמישי – פאנלים חיים

בסוף כל סשן הועלו המרצים באולם והמרצים מרחוק ביחד לפאנל חי, תוך קבלת שאלות מהמשתתפים באולם ומהקהל בבית בכתב, תוך ביצוע תרגום סימולטני בין השפות בזמן אמת, מבלי להפריע לדינמיקה על הבמה.

אתגר שישי – הפרשי שעות

מעבר לכל האתגרים הללו חשוב לציין את הפרשי השעות: האירוע התחיל בשעה שמונה בבוקר זמן שנחאי, כאשר באירופה השעה הייתה שתיים בלילה.

איך התגברנו על כל האתגרים

אם כן, היינו צריכים לגבש תוכנית מקיפה לניהול האירוע במספר מישורים:

• הפקת אירוע פיזי לכל דבר ועניין, החל בארוחות והפסקות קפה, תגי שם, בקרות כניסה, הדפסות, עיצוב אולם, תשורות, ניהול AV ותרגומים למשתתפים באולם.
• תפעול האג'נדה והתכנים עם מנהלי הסשנים והמנחים באולם תוך שילוב בין תכנים מוקלטים מראש ופאנלים חיים.
• ניהול אירוע וירטואלי בינלאומי על גבי מערכת Expo Wizard, שתיתן מענה למי שלא יכול היה להגיע לאירוע עצמו.

את ניהול האירוע הווירטואלי לקחתי על עצמי כמנהל פרויקט, וכשותף טכנולוגי לקחתי את האיש הכי מקצועי שאני מכיר בתחום, עימו ערכנו מעל עשרים שידורים ואירועים וירטואליים, שי קמריני המנכ"ל של Cutaway.

לאור האתגרים שהצגתי, הדבר הראשון שהבנתי הוא שהכל יהיה תלוי בספק מקומי שינהל את כל הפעילות באולם. על כן, היינו צריכים למצוא צלע שלישית בדמות של שותף סיני שמדבר אנגלית ומבין את התוכנית הטכנית שלנו.

למזלנו הרב מצאנו את ג'ימי, שלמד אנגלית דרך צפייה בסרטים אמריקאיים באמצעות הלווין. הוא הבין את הדרישות שלנו ותרגם אותה למפעילים הסיניים. הואיל שאפליקציית הוואטסאפ לא עובדת בסין כולנו עברנו לשימוש ב-WeChat, כדי שנוכל לתקשר עם הצוות בסין בשוטף.

החלק הכי מתסכל בהכנות לאירוע היה מציאת פתרונות טכנולוגיים לשידור בסין והעלאת השידורים ל-VOD לאחר האירוע, שכן ידענו שחברות כמו וימאו או יוטיוב חסומות לסין גם עם VPN.

ערכנו הרבה ניסיונות עם מספר חברות סיניות, כאשר לפעמים הן עבדו, ובפעמים אחרות לא – סיכון גדול מידי עבורנו בזמן באמת. קושי רב היה לנו בכניסה לאתרים בסינית, הבנה של הז'רגון הטכני ותרגומו וקבלת סיוע טכני באנגלית. קושי נוסף היה כרוך בעלויות מאוד גבוהות מצד חברות אלו.

הפתרון שלנו נמצא באמצעות ג'ימי, באמצעות שידור כפול לפלטפורמה: מצד אחד שידור ב-RMTP, עבור האוכלוסייה שנמצאת מחוץ לסין, ומצד שני שידור במקביל גם לפלטפורמת VZAN הסינית, אותה שתלנו בפלטפורמה שלנו.

האתגר הבא היה הכנה של ליין-אפ מפורט של כל השידורים. עקב הניסיון שלנו, הצענו להשתמש בשם קוד עבור כל מקטע, כך שלכולם יהיה קל לזהות על איזה חלק אנו מדברים בכל שיחה. הליין אפ היה מורכב מזמני התחלה וסיום, מי מציג את הדובר, לינק לטקסט אודות הדובר ולינק להרצאה או למצגת שהוקלטו מראש/הועברו בחי.

את ההרצאות הקליטו מרחוק צוות Cutaway, כאשר התברר לנו שהדרך הכי יעילה ומסודרת להעביר תכנים בין כל המארגנים הייתה באמצעות Dropbox. גם את מילות הפתיחה של הסשנים הקלטנו מראש, כגיבוי למקרה שיתרחשו תקלות בהעלאה של מנהלי הסשנים לשידור באולם.

בנוסף, הקמנו גם שלושה ערוצי זום, אחד לשידורים, שני לניהול שיחות בין חברי הצוות וצפייה במתרחש באולם, ושלישי גיבוי.

למרבה המזל, עם הקמת המערכת ביום הראשון הייתה לנו הזדמנות לבצע חזרה מוקדמת, עוד טרם החזרה הגנרלית באולם. כך התברר לנו שלא הכל היה מובן לצוות הסיני, בעיקר בנוגע לשידור ב-VZAN, אבל זה מה שעזר לנו להצליח בסופו של דבר.

לאחר שקיימנו חזרה גנרלית מלאה, המסר של סלמון ברנר היה ברור: לא משנה מה קורה בשידורים אונליין – בשטח מתחילים בזמן את האירוע, ואם לא מצליחים להעלות מישהו לסשן שלו, משתמשים בהקלטות המוכנות מראש שהכנו.

האמת היא, שכמעט השתמשנו בהקלטות הללו: רק בשעה שבע בבוקר בסין, שעה בדיוק לפני התחלת האירוע המלון – האולם חובר לחשמל ויכלנו להתחיל להדליק את כל המערכות. חצי שעה להתחלת השידורים, שתיים וחצי בלילה זמן ישראל, מתברר שהצוות הסיני לא מצליח להתחבר לזום, גם עם VPN, והוא חסום.

כולנו נרתמנו למאמץ, ושי קמריני, ברוגע וביעילות, נתן הנחיות לצוות הסיני כיצד לשנות את ההגדרות במחשבי האפל שלהם כדי לעקוף את החסימות, וחמש דקות לפני התחלת הכנס עלינו לשידור, שמאותו רגע התנהל חלק לגמרי.

מתן מהצוות שלנו, טליה מ-Cutaway, הצוות של DVN בצרפת, והצוות של ג'ימי בשנחאי ניהלו את האירוע ברציפות במשך יומיים – וחלקו אנחת רווחה ותחושת סיפוק עצום ברגע שנסגר האירוע ושנגמרו השידורים.

בשלב הזה סלומון אמר לי שהיה לו חלום ואנחנו הצלחנו לממש אותו. הוא ציפה לתקלות, אבל הכל עבר חלק. האירוע הזה היה הצלחה בגלל שילוב של חזון והנחיות ברורות, עם צוותים טכניים ומקצועיים ביותר ב-Cutaway, ג'ימי בשנחאי, Expo Wizard ועם התעקשות גדולה שלא לוותר ולחפש פתרונות מיטביים עד שאנו מצליחים.

יש לכם כנס וירטואלי או היברידי שהולך להיערך בסין? נשמח לעזור לכם לתכנן אותו!